Performance et Management Durable des services publics

1.1. Donner une orientation à l’organisation en développant sa mission, sa  vision et ses valeurs

Hyères : Une stratégie existe. Création d’un CODIR régulier et séminaire d’élus semestriel ou petits déjeuners thématiques.

CG 83 ; Un plan d’engagement où tous les objectifs sont déclinés sous forme stratégique. Les cadres font remonter leurs indicateurs opérationnels et qui permettent de formaliser une politique globale et des projets de territoire.

Manosque ; une stratégie est définie par un comité restreint (Maire, DGS +5 adjoints) à 3ans (pour investissement et finances) 

1.2. Développer et mettre en œuvre un système de management pour gérer l’organisation, la performance et le changement

Le Revest les eaux ; déploiement du Label Marianne + deuxième fleur concours des villes fleuris + ville amie des enfants + ville internet + pavillon bleu

Hyères ; audit organisationnel, modification des pôles + mise en place d’un contrôle de gestion + ville amie des enfants + 4^ème fleur concours villes fleuries …

Manosque ; label AGIR

1.3. Motiver et soutenir le personnel de l’organisation et se comporter de manière exemplaire

Hyères : Une stratégie existe. Elle est présentée aux syndicats régulièrement. Un pot d’été est instauré pour diffuser un message stratégique (bien être des agents et optimisation des ressources).

CG 83 ; la politique et la stratégie sont diffusés quotidiennement sur l’Intranet

Le Revest les eaux ; politique indemnitaire visant à motiver le personnel, les agents sont associés à la mise en œuvre opérationnelle des principaux projets organisationnels (management participatif)

Brignioles ; politique de communiqués de presse systématique valorisant l’activité des services

Manosque ; un agent est mis en avant chaque mois dans le journal interne

1.4. Gérer les relations avec la sphère politique et les autres parties prenantes d’une manière propre à garantir le partage des responsabilités

• Journal municipal ou départemental
• Echanges avec les communes de même strate (Fédération des Villes Moyennes, AMF, villes du littoral …)
• Réunion des DGS tous les 15 jours dans le cadre de la CA Toulon Provence Méditerranée
• Réseau des Villes jardin
• Réseau DD de Manosque (ADEME, DRIRE, ERDF…) permettant d’obtenir le label AGIR et la création d’un pôle d’excellence sur les énergies renouvelables + politique de lobbying politique des élus locaux au niveau national
• Mobilisation des retraités sur des dossiers techniques (conseil des sages…)
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2.1. Collecter l’information sur les  besoins actuels et futurs des parties prenantes

• Commissions d’usagers ; commission menus, centres de loisirs, usagers des services concédés
• Point réguliers avec les associations sur leurs besoins
• Comité des directeurs d’ets scolaires
• Réunions de quartier ou réunions publiques
• Gestion de conventions de partenariats permettant de préciser les attentes des parties prenantes
• Plan Local d’Urbanisme
• Contrat Enfance Jeunesse sur 4 ans

2.2. Développer, revoir et actualiser la stratégie et la planification en fonction des besoins des parties prenantes et des ressources disponibles

• Etudes de contrôle de gestion avec benchmarking et préconisations auprès des DGS / DGST (Hyères)
• Mise en place et suivi d’indicateurs opérationnels et stratégiques
• Modélisation des procédures de travail sous forme de procédures, logigrammes, circuits de workflow (demandes de repro, de travaux, du courrier, des congés…)
• Schéma directeur informatique
• Plan d’engagement

2.3. Mettre en œuvre la stratégie et la planification  dans toute l’organisation

• Management participatif permettant d’impliquer les agents dans la mise en œuvre de la stratégie
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2.4. Planifier, mettre en œuvre et évaluer la modernisation et l’innovation

• Conférences territoriales
• Veille technique, technologique et réglementaire ; abonnements revues spécialisées, internet, formations et informations d’associations professionnelles spécialisées
• Politique globale de dématérialisation des circuits administratifs
• Partenariat avec des écoles d’ingénieur ou stagiaires de l’INET sur des études
• Site pilote pour certains dossiers ; fleurissement rosiers hybride, composteurs (déchets de cantine), lutte contre le charançon rouge, préservation de prunes, protection d’une espèce d’aigle…

3.1. Planifier, gérer et améliorer ses ressources humaines de manière transparente en  en cohérence avec la stratégie et de la planification

• Politique d’adaptation et d’aménagement des postes de travail pour les agents valides ou handicapés (ergonomie)
• Politique d’aménagement des temps de travail permettant de faciliter la vie privée
• Accompagnement des nouveaux arrivants dans la collectivité + livret d’accueil
• Règlement intérieur Hygiène et Sécurité
• Politique de formation à la sécurité du travail et du public (gestes et postures, SST, incendie, HACCP…)
• Régime indemnitaire évoluant en fonction des résultats de l’évaluation
• Prime de présentéisme négociée avec les syndicats
• Gestion dématérialisée des congés et du temps de présence
• Mise en place du Compte Epargne Temps
• Edition du bilan social tous les deux ans
• Politique de stagiairisation des emplois précaires
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3.2. Identifier, développer et utiliser les compétences des collaborateurs en alignant les objectifs individuels  sur ceux de l’organisation

• Plan de formation annuel
• Faciliter la mobilité interne et externe
• Politique de promotion interne
• Entretien annuels d’évaluation
• Mise en place de journées professionnelles permettant de faciliter les échanges de bonnes pratiques professionnelles ou adapter les besoins en formation
• Organisation de formation inter collectivités sur des thématiques pro : e-learning, SST…
• Politique de développement des licences, permis et habilitations techniques…
• Développement des stages en intra permettant de faciliter l’échange des bonnes pratiques entre établissements (CG83)
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3.3. Impliquer les collaborateurs en développant le dialogue, la responsabilisation  et la délégation de pouvoir

• Politique de formation aux techniques de management d’équipe
• Politique de management participatif
• Soutenir des actions collectives proposées par le personnel. Exemple : journée « cinéma » organisée par les agents de restauration du CG83 avec recherche de partenaires, organisation d’un jeu concours, recherche de lots, déguisements…
• Impliquer les cadres dans le recrutement en créant des jurys de recrutement
• Organisation régulière de réunions de service avec un ordre du jour ; revue de projets, plannings des équipes, point sur les moyens et conditions de travail, suivi des indicateurs…
• Rédaction de compte-rendus de réunions diffusés auprès des personnes invitées à la réunion.
• Réunions d’information sur des problématiques RH ; alcoolisme, addictions…

4.1. Développe et met en œuvre des relations de partenariat clé

• Contractualisation avec les partenaires avec contrats d’objectifs
• Cadres de politique de la Ville
• Politique de soutien aux entreprises du territoire
• Mise à disposition de locaux et de personnels (subvention en nature)
• Organisation d’un maillage de partenaires ; cyber base / mission locale, entreprises d’un même bassin d’emploi
• Partenariats entre collectivités d’une même intercommunalité
• Certains services apportent leur expertise et leurs moyens auprès d’autres collectivités plus petites
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4.2. Développe et met en œuvre des partenariats avec les citoyens/clients

• Mise à disposition de Points Information Jeunesse et de cyber bases permettant au public et plus particulièrement aux demandeurs d’emploi d’accéder à la formation et à l’utilisation de l’informatique
• Enquêtes publiques sur des projets d’urbanisme
• Mise à disposition de moyens pour les citoyens ; salles, locaux, moyens de communication…
• Commissions extra municipales ; commission menu, tables ouvertes aux parents, jeunesse, petite enfance, sport…
• Opérations collectives et ponctuelles d’intérêt général ; opération propreté ou environnementale, actions culturelles…
• Mise en place de comités de quartier…
• Elus référents de différents territoires participant aux différents instances consultatives (conseil d’école, conseils d’administration des associations…)
• Mise en place de concours balcons fleuris ou fête des voisins pour associer le citoyen à l’amélioration de l’image de la Ville

4.3. Gère les finances

• Présentation du budget dans le journal de la collectivité et dans la presse locale
• Diffusion du Débat d’Orientation Budgétaire
• Programmation pluri annuelle des investissements
• Mise en place d’un contrôle de gestion
• Présentation fonctionnelle du budget
• Analyse des coûts de maintenance et de fonctionnement des équipements publics
• Lettre d’information ciblées ; le coût de la restauration scolaire avec analyse détaillée
• Diffusion d’un point d’information mensuel sur l’état des lignes budgétaires
• Mise en place de contrôle et d’accompagnement des procédures d’achat
• Commissions annuelles de contrôle avec les Délégataires de Service Public
• Travail de mise à plat des ressources fiscales
• Utilisation de la méthode BBZ (Budget Base Zéro)
• Actions de mutualisation : service achats et moyens, groupement d’achats, pool auto, magasin technique
• Mise en place de budgets annexes permettant d’affiner l’analyse des dépenses ; caisse des écoles, eau, assainissement, ports, CCAS
• Personnes ressources en charge de la recherche de financements extérieurs ; subventions, mécennat, publicité…

4.4. Gère les informations et les connaissances

• Service de documentation ; analyse des revues, veille juridique
• Service de conseil juridique
• Abonnement à des systèmes de veille juridique, technique et technologique
• Gestion électronique des documents
• Rédaction de procédures, consignes, instructions de travail, notes de service, règlements, manuels, affiches, journal interne, intranet…
• Mise en place de parrainage, tutorat, tuilage…
• Système d’Information Géographique

4.5. Gère la technologie

• Informatisation de tous les postes de travail
• Messagerie
• Acquisition de logiciels métier spécialisés
• Développement des SIG, Intranet, Internet
• Paiement en ligne des prestations ; cantine, périscolaire,
• Dématérialisation des demandes ou des dossiers ; état civil, passeport, CNI, demande d’arrêtés…en lien avec une politique de proximité
• Dématérialisation d’outils ; transmission d’actes, courrier, marchés publics
• Allô service technique en lien avec un suivi des interventions
• Réseau téléphonique et informatique sous IP
• Mise en place de schéma directeur informatique
• Mise en réseau de sites éloignés géographiquement
• Site pilote pour la mise en place de réseaux à très haut débit
• Mise en place de Cyber bases
• Politique environnementale et durable de gestion des espaces verts, de l’eau, des déchets, de l’utilisation des produits…
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4.6. Gère les installations et les équipements

• Outils de GPAO ; Gestion de Production Assistée par Ordinateur (bâtiment, parc auto, voirie, espaces verts..)
• Contrôles périodiques ; incendie, électricité, chauffage, alarmes, jeux, équipements sportifs, véhicules, appareils de levage, amiante, légionnelle, diagnostic thermique, production de chaleur…
• Gestion de listes d’inventaires ; immobilisations comptables, véhicules, matériels, mobilier…avec suivi des entrées, sorties, état…
• Système de troc de matériel entre collectivités
• Plan d’accessibilité
• Contrôle des flux (eau, gaz, électricité, carburants…)
• Plan énergétique
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5.1. Identifie, conçoit, gère et améliore en permanence les processus

• Carte de processus
• Guide de procédures ; accidents du travail, demande de congés, maladie, accidents du travail, évaluation du personnel, frais de déplacements, procédures sécurité en cas de sinistres, déclaration de sinistres ou d’accidents, protocole horaire, achats, PPRI, SST, budgétaire et financières…
• Groupe d’amélioration continue avec réunion annuels du processus, remontée de problématiques, analyse des nouveaux besoins, simplification administrative… Guide diffusés à tous les gestionnaires d’établissements (CG83)
• Groupe PPRI géré par un bureau d’études servant d’interface entre les communes du même bassin
• Analyse de l’impact de l’évolution réglementaire et juridique sur ces procédures
• Etude d’intégration des processus municipaux dans l’agenda 21 de la ville (Hyères)
• Mise en place et suivi de plans d’actions, de rapport d’activités, de relevés de décisions
• Mise en place et suivi d’indicateurs ; délais de traitement, fréquentations, distances parcourues, nombre d’appels, de litiges…
• Analyse des résultats des contrôles ou audits techniques
• Mise en place de fiches d’anomalies ou de dysfonctionnements

5.2. Elabore et fournit des produits et des services orientés vers les citoyens /clients

• Association des utilisateurs lors de projets d’achats
• Commissions d’usagers
• Groupe de projets associant les futurs  utilisateurs
• Mise en place d’enquêtes d’analyse du besoin et/ou de satisfaction
• Etudier la gestion des demandes ; places en crèches, restauration scolaire, centre de loisirs ou de vacances…
• Gestion des plaintes, des réclamations, des suggestions…
• L’analyse des résultats statistiques d’une foire aux Questions sur le site Internet
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5.3. Met en place des processus innovants associant le citoyens/clients

• Participation à des associations professionnelles ; ATTF-AITF, AFIGESE, ETS association des DGS,  idéal connaissances, acheteur public…
• Participation à des journées d’information des fournisseurs ou entreprises partenaires
• Développement de partenariats scientifiques avec des instituts ou des écoles
• Développement de projets avec l’institution pénitentiaire
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